Outsourcing – kurzum die Auslagerung von zeitintensiven Aufgabenbereichen an virtuelle Assistenten spielt nicht nur bei Großunternehmen eine Rolle, sondern gewinnt auch bei Klein- und Mittelbetrieben immer mehr an Bedeutung. Um daher deinen Fokus von monotonen oder unliebsamen Arbeiten auf wesentlich bedeutsamere Aspekte deines Unternehmens zu legen, können sogenannte VA’s (Virtueller Assistent) engagiert werden. Diese übernehmen ganz unterschiedliche Aufgabenbereiche und helfen dir dabei, dich von zeitraubenden Arbeiten zu entlasten. Falls du jedoch noch etwas skeptisch bist, liefere ich dir im folgenden Beitrag zehn Vorteile, mit einem VA zusammen zu arbeiten.
1. Unzählige Einsatzmöglichkeiten
Ein virtueller Assistent kann unterschiedliche Aufgabenbereiche übernehmen. Meist besitzen sie ein breitgefächertes Wissen und sind mit hilfreichen Fähigkeiten ausgestattet, um dein Unternehmen besonders in schwierigen Zeiten zu unterstützen. Ob klassische Büroarbeiten, Buchhaltung, umfangreiche Analysen oder Social-Media-Marketing, virtuelle Assistenten können in vielen Bereichen eine große Hilfe sein.
2. Enorme Zeitersparnis
Zeit ist ein wertvoller Faktor und meist nur in geringem Ausmaß vorhanden. Ob du nun selbständig bist oder ein Unternehmen mit einigen Mitarbeitern führst, ein VA kann dir verschiedene Aufgabenbereiche abnehmen, damit dir mehr Zeit für wichtigere Aufgaben bleibt. Hinzu kommt, dass du nicht durch die üblichen Routinearbeiten aufgehalten wirst. Du bist somit weniger gestresst und gewinnst außerdem mehr Zeit, die du beispielsweise für andere Projekte oder für Freizeit nutzen kannst.
3. Flexibilität
Virtuelle Assistenten sind Freiberufler und es fällt ihnen daher nicht sonderlich schwer, sich an die Bedürfnisse eines Unternehmens anzupassen – das erleichtert natürlich die gemeinsame Zusammenarbeit. Ob nun für ein Projekt oder befristet über einen längeren Zeitraum, du kannst dir aussuchen, wie lange dich ein oder mehrere VA’s unterstützen sollen.
4. Zuverlässige Arbeitskräfte
Auf VA’s kannst du dich immer verlassen. Sollte sich dennoch beispielsweise ein krankheitsbedingter Ausfall ereignen, wird dies meist durch die Agentur sofort gedeckt, damit dein Unternehmen keinen Schaden oder Verlust erleidet. Ist dein virtueller Assistent anderweitig angestellt, haben diese grundsätzlich für solche Fälle vorgesorgt und arrangieren meist von selbst eine Vertretung, die natürlich zuvor in die etwaigen Arbeitsabläufe eingeschult wird.
5. Mehr Produktivität und Konzentration
Alleine für alle Aufgaben im Unternehmen aufzukommen ist auf Dauer nicht nur auslaugend, sondern wirkt sich in den schlimmsten Fällen sogar negativ auf deine Gesundheit aus. Gibst du verschiedene Teilbereiche an einen VA ab, fällt somit nicht nur Stress weg, du kannst dich auch besser auf die wesentlichen Dinge konzentrieren.
6. Professionelle und schnelle Kommunikation
Je nach Standort des virtuellen Assistenten kann es durchaus sein, dass Arbeiten über Nacht erledigt werden und sich diese bereits am nächsten Tag in deinem E-Mail-Postfach befinden. Ein professioneller VA kennt sich in seinem Gebiet aus und wird dich grundsätzlich bei Wunsch immer mit etwaigen Hilfestellungen unterstützen. Sollte es an Wissen mangeln, bildet sich ein virtueller Assistent gegebenenfalls selbst ausreichend weiter. Zusätzlich erhältst du einen anderen Blickwinkel auf dein Unternehmen, was nie schaden kann.
7. Du sparst Kosten
Falls du nicht glaubst, die Kosten eines solchen kompetenten Assistenten tragen zu können, kann ich dich beruhigen. Im Prinzip ist genau das Gegenteil der Fall: VA’s sind sogar ziemlich günstig. Du musst nicht extra einen Arbeitsplatz und das notwendige Equipment zur Verfügung stellen. Ein virtueller Assistent arbeitet in den meisten Fällen von zu Hause aus.
Anders als bei fixen Mitarbeitern zahlst du einem VA lediglich seinen vereinbarten Stundensatz – weitere Kosten fallen grundsätzlich nicht an.
8. Motivierter Mitarbeiter
Du willst nur das Beste für dein Unternehmen – deinem VA geht es genauso. Er ist nicht nur hoch motiviert, sondern will dir stets nur die besten Resultate liefern, um positives Feedback zu erhalten. Dieses ist nämlich ausschlaggebend für seinen Erfolg.
Wenn dir die Arbeit des virtuellen Assistenten gefällt, wirst du mit großer Wahrscheinlichkeit auch deinen Arbeitskollegen und Freunden davon erzählen. Diese positiven Rückmeldungen sorgen wiederum für mehr Arbeit und Einnahmen deines VA’s.
9. Perfekte Wahl für Start-ups
Wenn du noch neu in der Unternehmens-Szene bist, hast du wahrscheinlich mit virtuellen Assistenten noch wenig zu tun und kannst die meisten Aufgaben alleine im Handumdrehen erledigen. Mit der Zeit wird es jedoch relativ aufwendig, weshalb dir ein VA hierbei tatkräftig unter die Arme greifen kann. Falls du nach wie vor noch skeptisch bist, gib dem virtuellen Assistenten zu Beginn lediglich einfache Aufgaben. Sobald du genügend Vertrauen aufgebaut hast, wirst du schnell merken, wie hilfreich und lukrativ ein VA sein kann.
10. Transparente Kostenkontrolle
Mithilfe eines VA‘s hast du stets einen Überblick über deine anfallenden Kosten. Sie arbeiten für dein Unternehmen und helfen dir dabei, Faktoren zu erarbeiten, die dein Unternehmen zum Erfolg führen. Alle aufkommenden Kosten werden dir vom VA stets sofort überliefert und bestimmt. Sollte dein VA für ein Projekt mehr Zeit benötigen oder sind bestimmte Einkäufe teurer als geplant, wirst du ebenfalls darüber informiert. Auf diese Weise kommt es zu keinen versteckten Rechnungen. Darüber hinaus zahlst du stets nur die Stunden, die dein VA auch wirklich arbeitet.
Fazit
Egal ob dein Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt oder du bereits mehrere Mitarbeiter leitest, ein virtueller Assistent kann dich in den verschiedensten Arbeitsbereichen unterstützen. Du sparst somit nicht nur wertvolle Zeit, sondern kannst dich auch besser auf die wirklich wichtige Aufgaben in deinem Unternehmen konzentrieren.
